MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS
DALAM KONTEKS BEKERJA
DALAM KONTEKS BEKERJA
A.
Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis
Banyak bentuk
aturan atau petunjuk
yang dapat ditemukan
dalam kehidupan kita. Baik
di lingkungan rumah
tangga, sekolah, masyarakat, di tempat pekerjaan, maupun dalam
kehidupan berbangsa dan bernegara. Bentuk perintah dapat disampaikan secara lisan
ataupun tertulis. Perintah lisan
biasanya menuntut respon/tindakan langsung
sehingga muncul variasi kalimat
perintah, sedangkan bentuk
perintah tertulis umumnya bersifat tidak langsung.
Dalam
dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian keseharian dalam proses kerja
sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja yang diwarnai oleh pola
hubungan manusia secara
hierarki. Perintah sering
menjadi acuan pekerjaan, bahkan roda penggerak agar manusia selalu
melakukan
pekerjaan
karena perintah itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman kerja. Dalam
budaya kerja, perintah dapat dimanifestasikan dalam bentuk instruksi, petunjuk,
dan pedoman. Karena
pekerjaan berkaitan dengan administrasi dan dokumentasi, bentuk
petunjuk dan pedoman lebih banyak
diwujudkan
secara tertulis dalam bentuk surat.
Berdasarkan jenisnya,
bentuk perintah tertulis
dapat dibedakan menjadi:
(1) himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi
akseptor RB, larangan membuang sampah;
(2) petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu
barang;
(3) Peraturan,
misalnya peraturan berlalu
lintas, peraturan waktu berkunjung;
(4) pedoman, misalnya pedoman penulisan karya
ilmiah;
(5) undang-undang, misalnya
undang-undang tentang penyalahgunaan narkoba, undang-undang pendidikan.
B. Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja
Surat
adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan
praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat
bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.
Surat yang
berhubungan dengan pekerjaan
disebut surat dinas
atau surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau
perintah kerja yang dapat dijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga, instansi, atau
perusahaan. Model surat
yang berisi informasi
kerja atau perintah kerja,
antara lain surat
perintah, surat edaran,
memorandum,
pengumuman,
dan disposisi.
1. Surat Perintah
Surat
perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan yang
berisi petunjuk yang
harus dilakukannya. Surat
perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang
diperintahkannya selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut
kepada pimpinan.
Surat
perintah terdiri atas:
(1) kepala surat
(2) pembukaan
(3) isi surat perintah
(4) kaki surat/bagian akhir surat
Contoh
surat perintah pada instansi swasta.
HARIAN UMUM PEDOMAN
Jalan Teratai 13
Bekasi
===============================================================
SURAT PERINTAH
Nomor : ...................
Dasar : 1.
Dalam rangka peningkatan
sumber daya manusia
2. Surat Pemimpin
Redaksi Harian Umum
Pedoman No. 346 P-76/KEP/1994 tanggal ...........................
Pertimbangan : Untuk
peningkatan sumber daya
manusia dalam menyongsong
era globalissi, untuk
hal tersebut di atas perlu dikeluarkan
surat perintah.
MEMERINTAHKAN :
Kepada : Nama
: ..............................................
Pangkat :
..............................................
Jabatan :
..............................................
Alamat : ..............................................
Untuk :
1. Terhitung tanggal
12 Juni 1996,
di samping
tugas
pokok yang telah ada, Saudara diperintahkan untuk melaksanakan
kewajiban/pekerjaan sebagaimana tercantum dalam lampiran surat perintah ini.
2. Agar pelaksanaannya dijalankan dengan sebaik-baiknya
dengan
penuh rasa tanggung-jawab.
Dikeluarkan
di : Bekasi
Pada tanggal
: 3 Juni 1996
Pemimpin Redaksi
Harian Umum Pedoman
Ttd
Ir. Ereng Sarindat
|
2.
Surat Edaran
Surat
edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada
pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal,
misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk
mengenai tata cara pelaksanaan, atau
peraturan perundang-undangan.
Ada dua macam bentuk
dan sifat surat
edaran, yaitu surat
edaran umum dan surat
edaran khusus. Surat
edaran umum ditujukan
kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada
orang- atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.
Surat
edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.
(1) Kepala surat edaran bertuliskan nama
perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat
tujuan surat.
(3) Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat,
dan penutup surat
(5) Kaki
surat: salam penutup
serta nama penanggung
jawab surat edaran.
Contoh
surat edaran bersifat umum
SD RAGAJAYA
KEC. BOJONGGEDE-KAB. BOGOR
Nomor : 421/ED/’07 Bojonggede, 19
Desember 2007
Lamp : -
Hal : Penggantian
Buku Laporan Pendidikan
Yth. Bapak/Ibu orang tua murid SD RAGAJAYA
Di tempat
SURAT EDARAN
No. 421/SD/’07
Sehubungan dengan adanya perubaha kurikulum SD, dari Kurikulum
2004 menjadi Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), buku laporan hasil
belajar siswa diganti untuk menyesuaikan kurikulum yang baru. Dalam rangka
pengadaan buku laporan yang baru, setiap siswa diwajibkan membayar Rp.
20.000. Pembayaran paling lambat samapai tanggal 14 Januari 2008.
Demikianlah surat edaran kami, semoga Bapak/Ibu orang tua murid
dapat memakluminya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih,
Kepala Sekolah
Guntur Sangaji, S.Pd.
Tembusan:
-Pengurus Komite Sekolah
|
Contoh
surat edaran bersifat khusus :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
BINA MULYA II MALANG
EDARAN
572/33/05
Hal : Pekan Seni 29 Desember 2004
Yth : Para Guru / Karyawan
SMK Bina
Mulya II
Malang
Sesuai dengan surat keputusan No. 21/12/05 tertanggal 27 Oktober
2004 tentang Pekan Seni,
dengan ini kami
beri tahukan bahwa
dalam rangka persaudaraan antar SMK
kota Malang maka
diadakan Pekan Seni
berlangsung pada tanggal
3 Januari sampai dengan 7
Januari 2005.
Sehubungan dengan hal
tersebut diatas, dengan
ini kamu ajukan
agar selama Pekan Seni,
saudara memakai kemeja
batik pada waktu
dinas, kecuali bagi
petugas keamanan.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
Drs. Laksana Muria
|
3. Surat Pengumuman
Pengumuman
berasal dari kata ”umum”, mendapat konfiks
pe-an dan bunyi sengau ng. Kata
dasar umum mempunyai arti seluruh
atau orang banyak. Mengumumkan
berarti memberitahukan atau
memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan
kepada orang banyak
tentang sesuatu masalah, agar
diketahui dan dilaksanakan
oleh orang banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat
dan asalnya, pengumuman dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.
(1) Pengumuman
lisan, yaitu disampaikan
secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui
pesawat telepon atau pengeras suara (sound system).
(2) Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam
bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram, surat kawat, telex, surat
kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.
(3) Pengumuman
dari instansi dan
surat pengumuman bukan
dari instansi.
Surat pengumuman
merupakan surat yang
berisi pemberitahuan tentang
masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan
pengumuman tersebut.
Surat Pengumuman
dapat disebarkan dengan
beberapa cara, di antaranya:
(1) menyebarkannya sebagai surat edaran,
(2) memasangnya di papan-papan pengumuman, dan
(3) memasangnya di koran-koran sebagai iklan.
Contoh
surat pengumuman:
PT. Tunjung Mulia
Jalan Diponegoro No. 5, Palembang
PENGUMUMAN
No. 215/033/05
tentang
Kesempatan Kerja bagi Para Lulusan SLTA
PT. Tunjung Mulia
membuka kesempatan bagi
para lulusan SLTA untuk diangkat sebagai karyawan/i di
perusahaan kami.
Lamaran ditulis di atas kertas bermaterai Rp 6000,- dengan
dilampiri ijazah (fotokopi), riwayat
hidup, foto 3x 4=3
lembar, SKKB dan surat keterangan
sehat dari dokter.
Pendaftaran dibuka mulai tanggal 3 Januari sampai dengan 7 Januari 2005. Pelamar datang sendiri di
kantor kami pukul 08.00 – 12.00 WIB.
Demikian pengumuman kami untuk diketahui
Palembang, 1 Januari 2005
Direktur PT. Tunjung Mulia
Drs. Ir. Anggi Surendra
|
4. Memo
atau Memorandum
Memorandum biasa
digunakan untuk surat-menyurat secara
intern dalam lingkungan kantor. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan
atau antara pejabat yang setaraf. Isi memo singkat, sederhana, dan mudah agar
cepat dipahami. Memo umumnya berisi peringatan, arahan, penerangan,
perintah,
pertanyaan, dan lain sebagainya.
Penulisan
memo dapat ditik atau ditulis tangan. Isi memo umumnya
tidak lebih
dari 10 baris.
Bagian-bagian memorandum meliputi
sebagai berikut:
a. Ciri Bentuk
Terdiri atas
dua bagian, yaitu
kepala memo dan
isi memo. Kepala memo berisi:
(1) pihak yang dituju
(2) pengirim memo
(3) perihal memo
(4) tanggal pengirim memo
(5) paraf dan nama pengirim
b. Ciri Isi
Isi
memo disampaikan dengan bahasa singkat. Penulisan memo harus langsung
menyampaikan pesan atau perintah dengan kalimat pendek dan tegas. Karena
peredarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor.
Bacalah
contoh memo berikut ini dan perhatikan ciri-cirinya!
Contoh
1
Memo
|
Kepada : Manajer Pemasaran
Dari : Kasubag. Pengiriman Buku
Perihal : Pengiriman Buku
Segera kirimkan buku Teori karya Prof.
Dr. Hamid Abdul Hadi
untuk Bapak Dr. Budi Santoso, Kepala Perpustakaan Kota Bogor, sebanyak
80 eksemplar.
Jakarta, 22 Maret 2005
(paraf)
Ajun Ginanjar
|
Contoh
2
PT. Angkasa Raya
Jalan Pancanaka No. 3
(1)--------------------------------------------- Jakarta –
Selatan
(2) 30 Desember 2004
(3)
Memo
(4) Kepada : Bagian Personalia
(5) Dari : Direktur PT Angkasa
(6) Hal : Pengadaan Pegawai
(7) Sesuai dengan
perkembangan di perusahaan
terutama pada bidang sales,
saya meminta Saudara
mempersiapkan sarana dan perencanaan
guna penerimaan karyawan
baru. (penjelasan terlampir)
Ttd
(8) Dandang Kusuma, S.E.
|
Keterangan:
(1) kop surat memo
(2) tanggal surat memo
(3) judul memo
(4) alamat memo
(5) pengirim memo
(6) perihal pokok memo
(7) isi memo
(8) tanda tangan dan nama terang pengirim memo
5. Disposisi
Lembaran disposisi
adalah lembaran kertas
yang disediakan oleh agendaris untuk
diisi oleh pimpinan
tentang tindak lanjut
surat yang masuk. Dengan kata
lain, disposisi adalah catatan berupa saran /tanggapan/instruksi setelah surat
dibaca oleh pimpinan.
Sebagai
contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh bagian administrasi.
Surat itu diagendakan,
lalu diberi lembar
disposisi. Selanjutnya,
pimpinan membuat disposisi.
Isi disposisi bisa
merupakan perintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan
staf yang
bersangkutan
untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang tersebut.
Disposisi
dibedakan menjadi dua macam:
(1) disposisi langsung, yaitu disposisi yang
langsung ditulis pada lembaran surat, dan
(2) disposisi tidak langsung, yaitu disposisi
yang dituliskan pada lembaran tersendiri (lembaran disposisi).
Contoh
disposisi :
Rahasia Penting Rutin
|
||
No. Agenda : 102/SP/2007………Tgl.
Penyelesaian
Tanggal : 30 Maret 2007
|
||
Perihal : Penawaran Bahan Kain
Tanggal : 30 Maret 2007
Asal : PT. Darma Tekstil
|
||
Instansi/Informasi: Diteruskan kepada:
- Harap dipelajari 1.
Bagian gudang
- Tanyakan bagian pengadaan barang 2. Biro Umum
- Jika perlu, segera pesan
3. Bag. Keuangan
4.
Jakarta, 30 Maret 2007
Pimpinan,
ttd
Imam Ahmad, S.E.
|
C.
Perintah Kerja Berbentuk Manual
Petunjuk penggunaan
yang disebut juga
manual kerja merupakan perintah bagaimana melakukan
pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat. Petunjuk penggunaan
umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi petunjuk penggunaan
barang yang bersangkutan. Oleh sebab itu, petunjuk penggunaan (manual kerja)
biasanya menggunakan bahasa lugas dan mudah dipahami.
Petunjuk penggunaan
dibuat agar pengguna
barang/alat dapat menggunakan
barang tersebut dengan baik dan bermanfaat sesuai dengan cara kerja dan
kegunaan barang tersebut. Barang-barang elektronik, seperti kulkas, televisi,
telepon, mesin cuci, VCD/DVD, atau komputer perlu buku petunjuk.
Berikut
contoh buku petunjuk cara kerja pesawat telepon. Perhatikanlah dengan saksama!
IMAGE TOUCH PANEL PHONE LCD
KEISTIMEWAAN
1. Tombol tidak perlu
ditekan, cukup disentuh.
2. Dilengkapi dengan
layar LCD yang dapat menampilkan:
a. penunjuk waktu/jam/24 jam
b. kalender otomatis yang berlaku sepanjang masa
c. Caller id(menampilkan nomor yang masuk)
3. Bisa menyimpan nomor
telepon secara otomatis pada saat melakukan telepon keluar maupun telepon
masuk.
4. Bisa
me-redialnomor-nomor internasional.
5. Ada fasilitas
handsfreetanpa harus mengangkat gagang telepon.
6. Bisa mengunci
menggunakan password(dengan nomor pin)
CARA PAKAI / CARA KERJA:
1. Untuk set
tahun/bulan/tanggal dan waktu/jam,
tekan SET/SAVE hingga keluar
set/date, lalu tekan set/save. Untuk konfirmasi, bisa menggunakan tombol up dan down. Setelah selesai,
tekan tombol delete(exit) dan kembali
ke menu semula.
2. Untuk mengoperasikan
kalkulator, tekan ACdan untuk keluar, tekan delete.
3. Untuk melihat
telepon masuk atau
keluar tekan dialed
lalu tekan down
4. Untuk menggunakan
handsfree,tekan tombol handsfree.
5. Untuk menyimpan nomor
telepon yang masuk, tekan dialed,lalu pilih nomor telepon dengan upatau
down,lalu tekan set/save.Untuk menghapus, tampilkan nomor
telepon, tekan delete. Untuk
melihat nomor telepon yang masuk, tekan Vip.Untuk
memilihnya, tekan up atau down.
6. Untuk mengatur
kejelasan layar LCD,
tekan set save lalu tekan tombol up/downhingga keluar set 6
lcd, tekan set atau save.Tekan tombol upatau downuntuk mengatur tingkat 1
sampai dengan 5,
setelah itu tekan set save. Dan untuk keluar, tekan delete
|
D.
Menindak Lanjuti Perintah Kerja Tertulis
Pada bab
dua, kita telah
mempelajari bagaimana menindaklanjuti perintah kerja secara lisan,
misalnya instruksi dari Pembina OSIS tentang rencana menyelenggarakan Pentas
Seni dalam rangka
peringatan HUT sekolah. Ketua
OSIS dan pengurusnya
segera melakukan langkahlangkah seperti membentuk panitia,
merencanakan kegiatan, merumuskan agenda
kerja, struktur kerja,
dan menyusun beberapa
pertanyaan untuk konfirmasi.
Dalam dunia
kerja, seorang pemimpin
tentu sering memberikan perintah kerja,
baik secara lisan
maupun tertulis. Setiap
karyawan ,baik sebagai atasan
maupun bawahan, harus mampu memahami serta menyikapi dengan baik peraturan atau
budaya kerja yang ada pada perusahaan tempat dia bekerja. Setiap menerima
perintah kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi kedinasan
lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat menindaklanjutinya.
Hal-hal yang
perlu dilakukan saat
menerima perintah kerja
tertulis, ialah seperti berikut.
(1) Membaca perintah kerja secara teliti,
hati-hati, dan saksama.
(2) Membuat catatan informasi penting dari
perintah kerja tersebut.
(3) Membuat rencana tindak lanjut berdasarkan
perintah
(4) Merancang bagan atau prosedur kerja yang
diperintahkan.
(5) Meminta konfirmasi kepada pemberi perintah akan ketepatan rencana kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar