A. Pengertian Laporan
Laporan adalah suatu cara komunikasi yang berisi informasi sebagai
hasil dari sebuah tanggung jawab yang dibebankan kepada pembuatnya.
Dengan kata lain, sebuah dokumentasi yang berisi fakta-fakta dari hasil
penyelidikan suatu masalah sebagai bahan acuan pemikiran, penilaian
serta tindakan. Laporan lebih banyak disampaikan dalam bentuk tertulis
dan juga bisa disampaikan secara lisan. Laporan berguna untuk:
(1) alat pertanggungjawaban secara tertulis
(2) pendokumentasian data
(3) bahan pertimbangan
(4) acuan pengambilan keputusan
(5) alat merumuskan suatu penilaian
(6) bahan evaluasi
(7) melatih berpikir sistematis
Baik berbentuk tulisan maupun lisan, kriteria penyampaian laporan
yang baik dilihat dari tiga hal berikut.
(1) Isi laporan mencakup kelengkapan fakta, data yang akurat, faktual,
dan objektif.
(2) Penyajian mencakup penggunaan bahasa yang baik, jelas dan tepat,
sistematik serta menarik
(3) Penyajian lisan harus disampaikan dengan vokal yang jelas,
pengucapan, lafal, intonasi yang tepat dan gaya ekspresif yang
sesuai.
Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun
dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami.
Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.
(1) Laporan berbentuk formulir, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada
blangko yang disediakan.
(2) Laporan berbentuk memorandum, yaitu laporan yang diuraikan secara
singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara
atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang
dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis
laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
(4) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun
seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan
subtopik.
(5) Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk
buku.
Dari segi struktur penulisan, laporan terbagi seperti berikut
(1) Laporan formal,yaitu laporan yang struktur penulisannya lengkap,
terdiri atas:
a. halaman judul
b. halaman pengesahan
c. kata pengantar
d. daftar isi
e. daftar tabel (jika ada)
f. daftar grafik (jika ada)
g. pendahuluan, berisi latar belakang, tujuan, ruang lingkup
masalah/objek, pembatasan masalah/objek, dan sebagainya
h. bagian isi, berisi uraian pembahasan tentang masalah atau
objek yang dilaporkan serta hasil yang dicapai
i. simpulan dan saran, berisi hal-hal pokok atau intisari dari
pembahasan laporan serta penyampaian keinginan pelapor
terhadap hal-hal yang berkaitan dengan laporan yang belum
atau seharusnya ada.
Laporan formal sangat terikat dengan struktur penulisan. Laporan
formal biasanya dibuat untuk keperluan formal seperti dalam
ruang lingkup pekerjaan atau pendidikan, dan umumnya bersifat
berkala. Contoh laporan formal ialah laporan tentang keadaan
dan perkembangan proyek yang sedang dilaksanakan, laporan
penelitian ilmiah, dan laporan percobaan.
(2) Laporan informal, yaitu jika laporan tidak memenuhi persyaratan
sistematika di atas.. Sistematika atau struktur penulisannya lebih
sederhana atau memiliki model sistematika sendiri dan tidak
bersifat standar. Pembuatannya lebih cenderung memenuhi
kebutuhan informasi atau untuk mendapatkan data lapangan.
Yang termasuk laporan informal, ialah laporan perjalanan, laporan
pengamatan, dan laporan kunjunganB. Pola Penyajian Laporan secara Lisan
Baik laporan formal maupun informal disusun dengan menggunakan
bahasa yang baku. Laporan yang telah disusun bisa juga disampaikan
secara lisan. Oleh sebab itu, bentuk uraian laporan dapat disajikan dengan
pola penyajian narasi, deskripsi, dan ekspositoris.
Pola penyajian laporan bersifat narasi lebih menekankan uraian
secara kronologis, yaitu berdasarkan rangkaian waktu. Isi laporan bersifat
penceritaan atau pemaparan peristiwa tentang objek yang dilaporkan.
Yang termasuk laporan ini misalnya, laporan perjalanan, laporan
peliputan peristiwa, dan laporan berita (reportase). Laporan ini bersifat
pengungkapan fakta pada sebuah peristiwa atau keadaan. Oleh sebab
itu, laporan ini dituntut harus faktual (berdasarkan yang ada), aktual
berkaitan realita dengan kejadian yang baru terjadi, akurat berdasarkan
bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan dan objektif (apa adanya).
Sebagaimana sebuah berita, pengungkapan informasinya bermuatan 5 W +
I H (what: apa, who: siapa, where: dimana, when: kapan, why: mengapadan
how: bagaimana).
Lain lagi dengan pola penyajian laporan bersifat deskripsi. Laporan ini
lebih terfokus pada penggambaran mengenai lokasi, tempat, dan bentuk
fisik serta ciri-ciri objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan deskripsi
ialah laporan pengamatan, laporan kunjungan, laporan observasi, dan
sebagainya.
Pola penyajian laporan bersifat ekspositoris berupa uraian yang berisi
langkah-langkah kerja, proses kejadian, atau pemaparan mengenai tahapantahapan perkembangan objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan
bersifat ekspositoris adalah laporan penelitian, laporan percobaan, laporan
pertanggungjawaban uraian pekerjaan yang menggunakan tahapan, dan
sebagainyaSebelum menyajikan laporan secara lisan, laporan dapat disusun terlebih
dahulu secara tertulis. Laporan yang sudah disusun dapat disampaikan
secara lisan atau dipresentasikan. Untuk menyampaikan laporan secara
lisan, hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu seperti berikut.
1. Memberi tahu jenis laporan yang akan disampaikan.
2. Menyampaikan pengantar sekilas tentang latar belakang pembuatan laporan
3. Menyampaikan proses memperoleh bahan laporan
4. Memberikan gambaran secara umum tentang sistematika laporan
5. Menyampaikan isi laporan dengan bahasa yang baik, formal, dan
efektif
6. Memberikan penekanan pada uraian mengenai fakta jika berbentuk
laporan naratif dan deskriptif
7. Memberikan penekanan pada alur proses atau tahapan jika laporan
berbentuk ekspositoris
C. Menyampaikan Rangkuman dan Simpulan Laporan
Di dalam setiap laporan, ada penjelasan tentang hasil yang dicapai.
Seberapa besar hasil itu harus disampaikan? Penjelasan tentang hasil masih
merupakan bagian isi laporan. Dari pembahasan atau uraian yang ada pada
isi laporan, dibuatlah suatu rangkuman dan simpulan mengenai hal yang
dilaporkan.
Penyajian dalam bentuk rangkuman berupa uraian hal-hal pokok saja
atau bentuk garis besarnya saja namun tetap tersusun secara sistematis.
Selain menyajikan rangkuman sebuah laporan dapat pula membuat
simpulannya.
Berbeda dengan rangkuman, simpulan merupakan uraian singkat yang
diwarnai oleh pandangan dan penilaian dari si pembuat laporan. Simpulan
dapat dibuat berdasarkan suatu analisis dari materi laporan, perpaduan (sintesis) dari beberapa aspek yang dilaporkan, dan dapat juga berbentuk
kategori (pengelompokan) unsur-unsur yang dilaporkan yang memiliki ciri
yang sama. Namun, itu semua tetap mengacu pada tujuan dan apa yang
harus dicapai oleh pembuat laporan serta tuntutan dari yang menerima
laporan.
Laporan dapat pula disampaikan hanya berbentuk rangkuman atau
simpulannya. Semua itu bergantung pada permintaan dan kebutuhan.
Tentunya sebelum menyampaian laporan, terlebih dahulu laporan disusun
dalam bentuk rangkuman atau simpulan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar